ثبت اطلاعات ترخیصیه در سامانه‌های GCOMS و CCS؛ راهنمای جامع شرکت‌های کشتیرانی

بر اساس ابلاغیه رسمی سازمان بنادر و دریانوردی، امکان ثبت اطلاعات ترخیصیه در سامانه‌های عملیاتی این سازمان شامل Gateway GCOMS و CCS فراهم شده است. شرکت‌های کشتیرانی و نمایندگان آنها موظف هستند اطلاعات ترخیصیه را مطابق با دستورالعمل سامانه در این بسترها ثبت و به‌روزرسانی کنند.

این اقدام در راستای اجرای آیین‌نامه اجرایی مواد ۵ و ۶ قانون مبارزه با قاچاق کالا و ارز انجام شده و اطلاعات ثبت‌شده در سامانه‌های سازمان بنادر، در ادامه فرآیندهای تجاری و دریافت اطلاعات ترخیصیه در سامانه جامع تجارت مورد استفاده قرار می‌گیرد.

الزام ثبت اطلاعات ترخیصیه در سامانه‌های سازمان بنادر و دریانوردی

مطابق ابلاغیه مورخ ۱۴۰۵/۰۴/۳۱، کلیه شرکت‌های کشتیرانی باید اطلاعات ترخیصیه را طبق دستورالعمل ارائه‌شده در سامانه‌های عملیاتی سازمان بنادر و دریانوردی ثبت کنند. هدف از این فرآیند، ایجاد هماهنگی میان اطلاعات حمل دریایی، ترخیص کالا و فرآیندهای تجاری و جلوگیری از ایجاد وقفه در روند انجام امور بازرگانان است.

تصویر ۱-۱: راهنمای گام‌به‌گام ثبت اطلاعات ترخیصیه در سامانه‌های عملیاتی سازمان بنادر و دریانوردی (GCOMS و CCS) – مناسب برای شرکت‌های کشتیرانی و نمایندگان آنها

سامانه‌های مورد استفاده برای ثبت اطلاعات ترخیصیه

ثبت و مدیریت اطلاعات ترخیصیه در سامانه‌های عملیاتی سازمان بنادر از جمله Gateway GCOMS و CCS انجام می‌شود. شرکت‌های کشتیرانی باید بر اساس نوع عملیات و سطح دسترسی تعریف‌شده، اطلاعات مورد نیاز را در سامانه مربوطه ثبت یا اصلاح کنند.

سامانه Gateway GCOMS

سامانه Gateway GCOMS برای انجام فرآیندهای مرتبط با سفرهای دریایی و ثبت اطلاعات ترخیصیه مورد استفاده قرار می‌گیرد. یکی از مهم‌ترین قابلیت‌های این سامانه، ثبت و اصلاح شماره و تاریخ ترخیصیه برای سفرهای ارسال‌شده به بندر است.

سامانه CCS و مدیریت اطلاعات بار

در فرآیند ثبت اطلاعات ترخیصیه، اطلاعات مرتبط با بارنامه، متصدی حمل، صاحب کالا، شماره LC و تاریخ تخلیه نیز ممکن است مورد بررسی یا اصلاح قرار گیرد. ثبت صحیح این اطلاعات برای ادامه فرآیندهای بندری و تجاری اهمیت حیاتی دارد.

مراحل ثبت اطلاعات ترخیصیه در سامانه عملیاتی بندر

مطابق راهنمای ابلاغ‌شده، شرکت کشتیرانی می‌تواند از بخش مدیریت قبض انبار به عملیات مرتبط با ترخیصیه دسترسی داشته باشد. این بخش شامل سه گزینه اصلی است: ورود اطلاعات ترخیصیه، چاپ قبض انبار و مدیریت قبض انبار کانتینر خالی.

ورود اطلاعات ترخیصیه

برای انتساب شماره ترخیصیه به بارنامه یا اصلاح اطلاعات مرتبط با حمل، از گزینه ورود اطلاعات ترخیصیه استفاده می‌شود. در این بخش امکان ثبت یا اصلاح اطلاعاتی مانند شماره ترخیصیه، متصدی حمل، شماره LC، تاریخ تخلیه و صاحب کالا وجود دارد.

در صورت نیاز به ایجاد یا تغییر صاحب کالا، ابتدا باید نوع شخص حقیقی یا حقوقی مشخص شود. سپس می‌توان صاحب کالا را از فهرست موجود انتخاب کرد یا اطلاعات شخص جدید را ثبت نمود.

چاپ قبض انبار

برای چاپ قبض انبار می‌توان شماره قبض انبار یا شماره بارنامه را جستجو و اطلاعات نمایش‌داده‌شده را پیش از چاپ بررسی کرد. استفاده از گزینه مشاهده اطلاعات قبض انبار، امکان کنترل صحت داده‌ها را پیش از چاپ فراهم می‌کند.

ثبت شماره و تاریخ ترخیصیه در سامانه Gateway GCOMS

پس از ارسال اطلاعات سفر یا بوکینگ شناور به بندر، در صورت نیاز به اصلاح شماره یا تاریخ ترخیصیه، شرکت کشتیرانی می‌تواند از بخش Delivery Order در سامانه Gateway GCOMS استفاده کند.

برای جستجوی سفر، شماره بوکینگ ارسال‌شده به بندر در بخش PMO NO وارد شده و پس از انتخاب گزینه Search، اطلاعات مربوط به سفر نمایش داده می‌شود. بر اساس راهنمای سامانه، اطلاعات شماره ترخیصیه و تاریخ ترخیصیه از بخش مربوطه قابل ویرایش است.

در این فرآیند، سفر باید از نوع تخلیه باشد تا اطلاعات مربوط به آن در فهرست سفرهای ارسال‌شده نمایش داده شود.

اطلاعات قابل اصلاح در فرآیند ثبت ترخیصیه

• شماره ترخیصیه (Delivery Order Number)
• تاریخ ترخیصیه (Delivery Order Date)
• متصدی حمل (Carrier)
• شماره LC (Letter of Credit Number)
• تاریخ تخلیه (Discharge Date)
• اطلاعات صاحب کالا (Consignee Information)

اهمیت ثبت صحیح اطلاعات ترخیصیه برای شرکت‌های کشتیرانی

ثبت دقیق و به‌موقع اطلاعات ترخیصیه نقش مهمی در هماهنگی میان شرکت کشتیرانی، سازمان بنادر، سامانه‌های تجاری و صاحبان کالا دارد. مغایرت یا ناقص بودن اطلاعات می‌تواند موجب اختلال یا تأخیر در ادامه فرآیندهای مرتبط با ترخیص کالا شود.

به همین دلیل، شرکت‌های کشتیرانی و نمایندگان آنها باید اطلاعات مربوط به ترخیصیه، بارنامه، سفر و صاحب کالا را مطابق اطلاعات واقعی و دستورالعمل سامانه ثبت و در صورت نیاز اصلاح کنند.

بندرهای مشمول ابلاغیه ثبت اطلاعات ترخیصیه

این فرآیند در بنادر مالکیتی و حاکمیتی اعلام‌شده از سوی سازمان بنادر و دریانوردی اجرا می‌شود. از جمله بنادر مالکیتی می‌توان به بندر شهیدرجایی، بوشهر، آبادان، خرمشهر، امام خمینی، شهید باهنر، لنگه، امیرآباد، نوشهر، انزلی، فریدونکنار و آستارا اشاره کرد.

بنادر حاکمیتی اعلام‌شده نیز شامل بندر خارک، کاوه، بهمن، عسلویه، کیش، کاسپین، نکاء و پایانه‌ها و مخازن پتروشیمی بندر امام خمینی و بندر صادراتی ماهشهر هستند.

راهنمای گام‌به‌گام ثبت اطلاعات ترخیصیه برای شرکت‌های کشتیرانی

شرکت‌های کشتیرانی و نمایندگان آنها برای انجام صحیح فرآیند ثبت اطلاعات ترخیصیه باید ابتدا اطلاعات سفر و بارنامه را بررسی کرده و سپس اطلاعات مورد نیاز را در سامانه عملیاتی مربوطه ثبت کنند. در صورت مشاهده مغایرت، اطلاعات قابل اصلاح باید مطابق سطح دسترسی تعریف‌شده در سامانه به‌روزرسانی شود.

در صورت بروز مشکل فنی یا اختلال در فرآیند ثبت اطلاعات، مطابق ابلاغیه سازمان بنادر و دریانوردی، موضوع باید از طریق مسیرهای پشتیبانی اعلام‌شده پیگیری شود.

سوالات متداول درباره ثبت اطلاعات ترخیصیه

ثبت اطلاعات ترخیصیه در کدام سامانه انجام می‌شود؟

ثبت و مدیریت اطلاعات ترخیصیه مطابق ابلاغیه سازمان بنادر و دریانوردی در سامانه‌های عملیاتی این سازمان از جمله Gateway GCOMS و CCS انجام می‌شود.

چه اطلاعاتی در فرآیند ثبت ترخیصیه قابل اصلاح است؟

بر اساس راهنمای سامانه، اطلاعاتی مانند شماره ترخیصیه، تاریخ ترخیصیه، متصدی حمل، شماره LC، تاریخ تخلیه و اطلاعات صاحب کالا، در بخش‌های مربوطه قابل ثبت یا اصلاح است.

آیا ثبت اطلاعات ترخیصیه برای شرکت‌های کشتیرانی الزامی است؟

بله. مطابق ابلاغیه سازمان بنادر و دریانوردی، شرکت‌های کشتیرانی موظف هستند اطلاعات ترخیصیه را طبق دستورالعمل مربوطه در سامانه‌های عملیاتی سازمان ثبت کنند.

در صورت مغایرت اطلاعات ترخیصیه چه باید کرد؟

در صورت وجود مغایرت، اطلاعات قابل ویرایش باید مطابق سطح دسترسی سامانه اصلاح شود. در صورت بروز مشکل فنی، موضوع باید از طریق مسیر پشتیبانی سامانه پیگیری شود.

منبع ابلاغیه و مستندات رسمی

مبنای تهیه این مطلب، ابلاغیه مورخ ۱۴۰۵/۰۴/۳۱ سازمان بنادر و دریانوردی با موضوع «ابلاغ ثبت اطلاعات ترخیصیه در کلیه بنادر مالکیتی و حاکمیتی» و راهنمای ثبت اطلاعات ترخیصیه در سامانه‌های عملیاتی سازمان بنادر و دریانوردی است.

برای مشاهده قوانین، مقررات و مستندات رسمی مرتبط با حمل‌ونقل دریایی و فرآیندهای سازمان بنادر و دریانوردی، می‌توانید به وب‌سایت رسمی سازمان بنادر و دریانوردی مراجعه کنید.

این مطلب بر اساس ابلاغیه سازمان بنادر و دریانوردی درباره ثبت اطلاعات ترخیصیه در بنادر مالکیتی و حاکمیتی و راهنمای سامانه‌های عملیاتی تهیه شده است. برای مشاهده آخرین قوانین، مقررات و اطلاعیه‌های رسمی، به وب‌سایت رسمی سازمان بنادر و دریانوردی مراجعه کنید.